Bagaimana Kecerdasan Bisnis Digunakan dalam Akuntansi Saat Ini

Apa itu Intelijen Bisnis?

Intelijen bisnis adalah praktik berbasis teknologi dalam menganalisis data dengan mengembangkan indikator kinerja utama (KPI) dan memantau kinerja untuk menginformasikan pengambilan keputusan. BI menyediakan sejarah, pandangan saat ini dan prediktif dari operasi bisnis yang mudah dimengerti, interaktif, visualisasi data. Organisasi menggunakan perangkat lunak intelijen bisnis untuk menganalisis data dan menginformasikan metrik kinerja, seperti keuangan, penjualan, pemasaran atau operasi KPI. Dengan BI, perusahaan dapat dengan cermat melacak keuangan, mengoptimalkan rantai pasokan mereka dan membuat keputusan yang lebih baik dalam segala hal mulai dari pemasaran hingga M&A.

Fungsionalitas BI berpusat pada built-in, dasbor yang dapat disesuaikan yang memungkinkan pelaporan dan analisis waktu nyata berdasarkan database pusat. Pembuat keputusan dapat mengidentifikasi pengecualian, tren dan peluang dan menelusuri metrik atau transaksi yang mendasarinya untuk detail yang lebih besar.

Sistem intelijen bisnis memungkinkan seluruh organisasi untuk membuat keputusan yang lebih baik dengan menganalisis volume data yang sangat besar dari semua lini bisnis. Cari sistem skalabel yang memungkinkan akses seluler dari mana pun orang bekerja dan yang menyediakan berbagai konektor dan integrasi untuk aplikasi Anda sehingga Anda dapat menarik semua data yang diperlukan untuk menganalisis KPI yang dianggap penting oleh organisasi Anda.

Mengapa Business Intelligence Penting dalam Akuntansi?

Perangkat lunak manajemen keuangan berkemampuan BI membuat profesional akuntansi lebih produktif dan meminimalkan kesalahan dengan mengotomatiskan pengumpulan dan analisis data. Setelah CFO menentukan KPI apa yang penting, BI selalu memperbarui metrik tersebut dan tersedia di dasbor.

Sebagai contoh, dasbor arus kas dapat menunjukkan sekilas siklus konversi kas Anda saat ini, rasio cepat dan lancar, hari penjualan luar biasa, hutang dan perputaran piutang dan KPI lainnya dibandingkan dengan periode historis. Dan dasbor akan memberikan pembaruan berkelanjutan.

Tim akuntansi yang tidak mengumpulkan data ini secara manual dapat menghabiskan waktu untuk menafsirkannya dan berbagi wawasan dengan rekan bisnis.

Apakah Business Intelligence Berhubungan dengan Akuntansi? Bagaimana?

Akuntansi yang efisien sangat penting untuk kesuksesan bisnis, dan intelijen bisnis dapat membantu mendorong keberhasilan akuntansi. Mari kita lihat contoh bagaimana kita dapat menarik garis lurus dari penggunaan BI oleh tim akuntansi menuju kemenangan bisnis.

Jika Anda adalah pengecer yang menjual produk dan Anda kehabisan barang populer, pelanggan akan mengklik ke situs pesaing, jadi memiliki tingkat persediaan yang tepat merupakan hal mendasar bagi pengecer. Tingkat kehabisan stok adalah KPI yang membantu analisis inventaris — ini mengukur seberapa sering item yang dipesan pelanggan tidak tersedia.

Ambil pengecer barang olahraga fiksi VolleyTech. Awal musim semi sepak bola membawa permintaan cleat, dan merchandiser VolleyTech tahu bahwa satu sepatu pabrikan Inggris terjual habis dengan cepat setiap tahun, menyebabkan pelanggan kecewa. Mereka mendorong untuk memesan pasangan ekstra dalam ukuran paling populer, tapi kepemimpinan menolak.

Memikirkan mengapa pengecer tidak ingin memesan cukup untuk menghindari kehabisan stok, salah satu faktor mungkin ketidakpastian tentang arus kas. VolleyTech kesulitan memproyeksikan pendapatan, jadi ia memilih untuk berlari kencang, strategi pemesanan just-in-time yang menerima beberapa item yang kehabisan stok untuk menghemat biaya, seperti penyimpanan, biaya pengiriman dan impor. Plus, pabrikan itu, Pakaian Sepak Bola Inggris, tahu cleatnya populer, sehingga dapat meminta uang muka atas pesanan dari pengecer kecil seperti VolleyTech. Itu mengikat dana yang bisa dibutuhkan untuk operasi atau penggajian.

Dengan kecerdasan bisnis, Akuntan VolleyTech dapat melakukan analisis dan perkiraan arus kas yang mendalam. Tim dapat menerima masukan, seperti biaya operasional dan modal yang diharapkan, penjualan historis dan data tingkat kehabisan stok, proyeksi piutang dan saldo hutang, dan bahkan menarik sumber data eksternal, seperti prakiraan cuaca jangka panjang untuk bulan-bulan pembelian cleat utama di tempat-tempat di mana VolleyTech memiliki toko. Dengan informasi tersebut, perusahaan mungkin merasa dapat berinvestasi lebih banyak dalam persediaan. Itu membuat pelanggan senang dan mungkin membuatnya mendapatkan status mitra yang lebih disukai dengan FootballWear Inggris.

Bisakah Saya Menggunakan Taktik BI dalam Akuntansi?

Menggunakan BI secara taktis dalam akuntansi akan meningkatkan status tim sebagai penasihat strategis yang terpercaya, seperti yang ditunjukkan oleh contoh di atas. Alat intelijen bisnis juga memberikan akuntan, termasuk profesional akuntansi outsourcing, kemampuan untuk mengukur nilai mereka sendiri dalam perusahaan atau untuk klien.

Pikirkan tentang para pemimpin KPI yang digunakan untuk mengevaluasi efektivitas departemen akuntansi mereka. Sebagai contoh, DSO yang baik, atau hari penjualan luar biasa, rasio menunjukkan bahwa akuntan secara efektif mengumpulkan dana yang terutang oleh pelanggan. Tapi menggali lebih dalam, dan Anda akan melihat bahwa penagihan cepat didasarkan pada negosiasi persyaratan pembayaran yang efektif, dan pada kelompok piutang usaha dengan ketat mengelola kredit yang diberikan kepada pelanggan dan menagih hutang dengan sedikit penghapusan.

Dasbor intelijen bisnis membantu akuntan meningkatkan rasio DSO dengan, Misalnya, menyiapkan peringatan untuk menandai pelanggan yang membayar lebih lambat dan dengan demikian mungkin tidak lagi layak untuk dikreditkan.

BI berarti lebih sedikit kesalahan dan dokumentasi yang lebih lengkap, yang meningkatkan kinerja audit. Ini memungkinkan akuntan untuk menjelaskan konsep keuangan yang kompleks kepada pengguna bisnis dengan menghasilkan grafik dan visualisasi yang mudah dibaca, dan memungkinkan tim akuntansi bekerja lebih ramping dengan mengotomatiskan tugas manual.

Taktis? Tentu — tetapi secara keseluruhan, sebuah keunggulan strategis.

Bagaimana Menggunakan BI untuk Mempengaruhi dan Meningkatkan Akuntansi

Keberhasilan penggunaan BI untuk mempengaruhi dan meningkatkan fungsi akuntansi adalah tentang seberapa cepat pengguna akhir dapat mengakses data dan mengubahnya menjadi pemahaman atau wawasan yang memungkinkan untuk lebih akurat, pengambilan keputusan tepat waktu yang mengarah pada peningkatan profitabilitas dan kesuksesan bisnis.

Saat mengevaluasi program Anda, bertanya:Bagaimana kemampuan intelijen bisnis sebenarnya digunakan? Apakah kita memiliki dasbor dan data yang memajukan tujuan akuntansi kita dan visi jangka panjang organisasi serta strategi keseluruhan?

Lihat juga tujuh area ini.

Tingkatkan wawasan

Platform intelijen bisnis memungkinkan tim akuntansi untuk mengumpulkan data yang berbeda dan mengomunikasikan wawasan dengan cara yang dapat memberikan "momen aha."

Ambil pengecer barang olahraga kami. Analisis ritel berbasis BI mungkin menggunakan data perilaku pembelian dan tren ritel untuk menunjukkan bahwa pemain sepak bola yang lebih muda tertarik untuk berkompetisi sepanjang tahun, dan liga sepak bola dalam ruangan bermunculan di beberapa negara bagian utara tempat VolleyTech beroperasi. Cleat tidak cocok untuk di dalam ruangan, jadi pedagang dapat bergerak cepat untuk mencari sepatu yang terjangkau dalam ukuran dan desain yang cocok untuk demografi yang paling tertarik dengan permainan sepanjang tahun. Menggunakan perangkat lunak BI untuk menganalisis data inventaris akan membantu VolleyTech membuat proses pembelian dan distribusi untuk memasukkan stok ini ke dalam geografi dengan fasilitas dan liga dalam ruangan.

Meningkatkan proses akuntansi

BI meningkatkan proses akuntansi dengan cara yang jelas — menggabungkan data, membuat dasbor lebih efisien, perencanaan dan penganggaran yang lebih baik — dan di area yang kurang terlihat.

Sebagai contoh, survei Brainyard menunjukkan bahwa para pemimpin bisnis khawatir tentang efek dari gangguan rantai pasokan, dampak pandemi yang berkepanjangan dan kekurangan bakat.

Tim akuntansi yang menggunakan BI dalam proses mereka dapat membantu mengatasi semua ini:

• Visibilitas yang lebih baik ke dalam rantai pasokan yang kompleks diterjemahkan menjadi lebih sedikit gangguan, dan BI adalah tentang visibilitas. Sebagai contoh, perusahaan sedang mempertimbangkan onshoring dan lokalisasi rantai pasokan mereka. Ini mahal, meskipun. Berapa banyak lagi yang bisa Anda belanjakan untuk bahan mentah dan tetap menguntungkan? Apa pengaruh nilai tukar dan pengiriman terhadap biaya?
• Tim akuntansi dapat menarik sumber data eksternal untuk meningkatkan peramalan dan menginformasikan keputusan keuangan saat ekonomi pulih. Sebagai contoh, situs data.gov pemerintah AS menawarkan akses gratis ke lebih dari 218, 000 kumpulan data, termasuk sejumlah set data COVID-19, banyak di antaranya dapat diintegrasikan dengan dasbor BI.
• Mengatasi kekurangan bakat lebih mudah ketika perusahaan dapat menyewa tanpa khawatir tentang kedekatan dengan kantor fisik. Dengan alat BI, akuntansi dapat memecah data yang relevan sehingga semua tim departemen dapat mengerjakan anggaran jumlah pegawai mereka dan berkolaborasi dari jarak jauh menggunakan database pusat. Ini tidak hanya meningkatkan komunikasi antara manajer akuntansi dan perekrutan tetapi juga dapat meningkatkan proses perekrutan.

Visualisasi data akuntansi

Visualisasi data akuntansi adalah proses penyajian informasi keuangan secara dinamis, cara grafis. Visualisasi data yang efektif membantu pengambil keputusan mengonsumsi banyak informasi yang terkadang rumit dengan cara yang terlihat intuitif dan holistik.

Ada manfaat yang jelas untuk kemampuan memvisualisasikan data, termasuk wawasan "aha moment" yang telah kita diskusikan. Tapi satu keuntungan yang sering diabaikan adalah, jika Anda membuat konsumsi data menyenangkan, pengambil keputusan dan pemangku kepentingan yang relevan akan meminta akuntansi untuk membantu mereka menggunakan dasbor lebih sering. Hal itu dapat mendorong investasi dalam sumber data baru dan sistem keuangan dengan BI bawaan.

Meningkatkan produktivitas

Salah satu hasil utama dari peningkatan manfaat produktivitas dari kemampuan intelijen bisnis dalam perangkat lunak akuntansi adalah kemampuan untuk menskalakan tanpa perlu menambahkan jumlah karyawan.

Pertama, jenis dan volume data dan permintaan untuk analisis dan laporan cenderung tumbuh seiring dengan organisasi. Dengan software akuntansi berkemampuan BI, sumber data baru dapat dengan mudah ditambahkan ke dasbor. Dan, akuntansi dapat mengatur dasbor yang disesuaikan dan secara otomatis menghasilkan analisis, meminimalkan upaya manual.

Dan tentu saja, intelijen bisnis memungkinkan banyak proses keuangan untuk diotomatisasi. Katakanlah departemen akuntansi membutuhkan waktu berhari-hari untuk menyiapkan laporan keuangan bulanan saat menggunakan alat tradisional seperti spreadsheet. Dengan perangkat lunak berkemampuan BI, grafik dan grafik dapat diekspor untuk mengurangi jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan laporan keuangan.

Pengambilan keputusan berdasarkan data

Profesional akuntansi adalah juara data yang lahir secara alami. Katakanlah manajer barang dagangan di VolleyTech memiliki firasat bahwa pelanggan akan membelanjakan lebih banyak untuk sederet bola sepak bersertifikat perdagangan yang adil. Pemasaran setuju dan percaya bahwa menambahkan lini ini akan menjadi peluang penjualan.

Bagaimana akuntansi dapat membantu mengukur firasat itu?

Taktik untuk menerapkan pengambilan keputusan berdasarkan data pada asumsi termasuk menerapkan metrik akuntansi biaya persediaan ke bola perdagangan yang lebih mahal, membantu menghitung harga plus biaya untuk memperkirakan titik harga penjualan dan membandingkannya dengan bola dengan harga tertinggi yang saat ini tersedia. Semua titik data ini dapat membantu pedagang menentukan apakah ada produk baru yang masuk akal secara finansial.

Analisis produk dan pendapatan yang ditingkatkan

Dengan BI, keuangan dapat mengumpulkan data dari berbagai sumber ke dalam dasbor yang disesuaikan untuk memungkinkan analisis mendalam yang akan menghasilkan cara untuk meningkatkan produk dan meningkatkan pendapatan.

Contohnya, katakanlah para pemimpin bisnis perlu mencari tahu apa yang ada di balik penurunan pendapatan. Menggali data yang relevan, mereka dapat mengidentifikasi departemen tertentu, kantor atau daerah yang kinerjanya kurang baik. Atau, mungkin ada faktor lain, seperti tenaga penjualan baru yang mungkin tidak memiliki cukup pelatihan untuk dilakukan, atau peningkatan produk yang untuk sementara menurunkan pendapatan.

Satu area yang menjadi fokus mungkin adalah total pendapatan penjualan.

Pendapatan penjualan diakui pada laporan laba rugi untuk bulan di mana produk atau jasa dikirimkan atau dipenuhi, sesuai dengan aturan GAAP untuk pengakuan pendapatan. Sebagai contoh, katakanlah lokasi VolleyTech memutuskan untuk menawarkan kelas penjaga gawang secara langsung. Ini mendaftar 40 siswa pada bulan Juni, masing-masing membayar $50 per sesi, dan mengumpulkan $2, 500 dalam kuitansi. Tapi itu hanya diadakan 20 sesi pada bulan Juni. Itu dapat mengakui pendapatan hanya untuk 20 siswa itu, menghasilkan pendapatan penjualan yang diakui untuk $1 Juni, 250. Sisa $1, 250 sesi yang dipesan untuk bulan Juli dicatat ke pendapatan yang ditangguhkan. Mengingat bahwa, apakah masuk akal untuk menambahkan instruktur lain untuk menggandakan jumlah kelas yang tersedia pada bulan tertentu? BI dapat membantu model menambahkan instruktur lain sebulan untuk menentukan apakah masuk akal secara finansial atau tidak.

Analisis KPI yang ditingkatkan

Indikator kinerja utama, atau KPI, adalah metrik yang terkait erat dengan tujuan bisnis strategis. Pemimpin harus mengidentifikasi metrik utama mereka sejak dini dan meninjau kembali daftar KPI tersebut secara berkala berdasarkan perubahan pasar, kondisi ekonomi atau bisnis itu sendiri.

Setelah daftar dibuat, perusahaan perlu menyepakati angka apa yang mewakili kesuksesan — dan menandakan masa-masa sulit di masa depan.

Sebagai contoh, produsen gerigi Inggris kami mungkin melihat lebih sedikit pesanan yang datang dari negara-negara UE sebagai akibat dari Brexit. Jika perangkat lunak keuangan dan akuntansinya memiliki BI built-in, perusahaan dapat mengidentifikasi klien yang berisiko dan bekerja dengan FP&A (tim perencanaan dan analisis keuangan) untuk menjalankan skenario tentang bagaimana perusahaan masih dapat memenuhi sasaran pendapatannya, seperti dengan menawarkan diskon untuk meningkatkan ekspornya ke distributor AS.

Tingkatkan Kecerdasan Bisnis Anda Dengan NetSuite ERP

Mengadopsi perangkat lunak dengan BI bawaan, seperti Intelijen Bisnis NetSuite, dapat memberikan transparansi yang lebih baik ke dalam kinerja perusahaan di semua departemen. Manfaat dari sistem terpadu yang datang dengan ERP termasuk gudang data terpusat dan satu pandangan pelanggan, inventaris dan keuangan di beberapa unit bisnis, lokasi dan anak perusahaan.

Cari kemampuan untuk menyesuaikan dasbor dan menyediakan akses ke berbagai pemangku kepentingan melalui browser web, termasuk pada perangkat seluler. Tim akuntansi yang sibuk harus mencari kemampuan layanan mandiri sehingga kepala departemen dapat membuat analisis sendiri dan menarik data apa pun yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan.

Intelijen bisnis adalah pelengkap sempurna untuk profesional akuntansi berbasis data. Ini membantu menghilangkan dugaan atau pendapat dari proses pengambilan keputusan dengan menyediakan real-time, hasil faktual dibandingkan dengan tujuan bisnis. Ketika hasil ini dibagikan ke seluruh perusahaan, keputusan dapat dibuat lebih cepat. Tim akuntansi tidak hanya menjadi mitra bisnis yang terpercaya tetapi juga memiliki informasi untuk meningkatkan proses dan kinerja bisnis.