10 Praktik Terbaik Otomatisasi Hutang Usaha

Berbekal perangkat lunak otomatisasi hutang (AP) dan beberapa praktik terbaik AP, tim Anda dapat mengganti jam yang sekarang dihabiskan untuk entri data manual. Anda akan membuang lebih sedikit waktu untuk mencari status dari setiap transaksi yang diberikan—semuanya ada di dasbor Anda, dirutekan secara otomatis oleh aturan alur kerja.

Hasil dari, bisnis yang mengadopsi perangkat lunak otomatisasi AP menemukan proses mereka bergerak lebih cepat, dengan lebih sedikit kesalahan. Ada juga visibilitas yang lebih baik, yang membantu dalam melindungi terhadap penipuan.

Apa itu otomatisasi AP?

Otomatisasi hutang, atau otomatisasi AP, terdiri dari alat atau proses yang mengotomatisasi aspek manual dari pemrosesan utang usaha. Daripada anggota tim keuangan memasukkan data secara manual, seluruh proses terjadi secara digital, dimulai dengan faktur dan pesanan pembelian.

Otomatisasi AP dapat menghemat waktu dan uang sekaligus melindungi bisnis Anda dari kesalahan yang mahal. Namun, Anda perlu memasangkan perangkat lunak dengan proses cerdas.

10 Praktik Terbaik Otomatisasi AP Utama

Sebagian besar pemimpin keuangan telah bertanya, “Bagaimana tim hutang usaha kami menjadi lebih efisien?” Jawaban kami adalah perangkat lunak otomatisasi AP plus praktik terbaik ini.

1. Dapatkan pembelian. Biasanya ada keraguan di sekitar perubahan. Tetapi agar otomatisasi AP berhasil, setiap anggota tim keuangan harus siap dan berkomitmen. CFO mungkin ingin duduk dengan anggota tim satu-satu dan berbicara dengan mereka melalui peralihan. Bagikan cara otomatisasi AP akan membuat pekerjaan mereka lebih mudah sekaligus menguntungkan bisnis.
   
   Catat umpan balik apa pun dan gunakan dalam percakapan Anda dengan vendor. Pastikan setiap solusi yang diusulkan mencakup poin-poin masalah kehidupan nyata tim Anda. Mendokumentasikan diskusi ini dapat membantu Anda membuat kasus bisnis yang solid untuk perangkat lunak otomatisasi AP.
2. Tetapkan manajer proyek otomatisasi AP. Sangat penting untuk memiliki titik kontak untuk semua transaksi dengan pemasok solusi perangkat lunak Anda, terutama pada tahap implementasi. Orang ini akan mengawasi semua aspek di balik layar dari inisiatif dan memastikan aliran otomatisasi diatur secara optimal.Selain itu, orang ini berfungsi sebagai point person bagi pemangku kepentingan internal, jika ada masalah dengan perangkat lunak. Sementara manajemen sehari-hari bertumpu pada keuangan, manajer proyek bertanggung jawab atas tugas-tugas manajemen program, seperti pemantauan dan pengoptimalan, dan untuk memberikan laporan berkala tentang cara meningkatkan dan mempertahankan efisiensi.
3. Masukkan faktur baru secepatnya. Otomatisasi AP dapat secara dramatis mengurangi jumlah hari yang harus dibayar (DPO)—dengan rata-rata 5,55 hari, menurut Grup Aberdeen. Tetapi pengurangan itu tergantung pada saat faktur dimasukkan ke dalam sistem. Jika Anda masih menerima faktur kertas, Anda harus segera memindainya. Biasakan tim Anda memasukkan faktur baru ke dalam sistem pada hari mereka tiba. Dengan cara itu, Anda dapat melacak transaksi dengan lebih baik dan mewujudkan manfaat DPO yang maksimal.
4. Otomatisasi secara bertahap. Ada banyak itu bisa menjadi otomatis, tapi bukan berarti kamu memiliki untuk melepaskan semuanya sekaligus. Mungkin yang terbaik adalah meluncurkan proses otomatis secara bertahap, dengan waktu untuk memecahkan masalah di antara fase. Sementara otomatisasi memecahkan masalah, pengaturan yang tidak tepat dapat menyebabkan masalah yang lebih besar. Selain itu, akan ada kurva belajar. Dengan bergerak perlahan dan memberi tim Anda waktu untuk mengadopsi proses baru, Anda dapat memastikan manfaat maksimal dari otomatisasi di masa mendatang.
5. Jauhkan vendor dan pemasok dalam lingkaran. Sama pentingnya dengan memiliki tim Anda sepenuhnya di papan berkomunikasi dengan pemasok Anda. Banyak sistem otomatisasi AP memungkinkan Anda mengatur portal akses vendor. Di sana, vendor dan pemasok Anda yang disetujui dapat memperbarui informasi mereka, periksa status faktur dan temukan jawaban atas pertanyaan umum. Buatlah daftar pemasok dari mana Anda secara teratur membuat pesanan pembelian besar serta vendor di mana Anda adalah pelanggan utama dan berkomunikasi dengan mereka lebih awal dan sering tentang perubahan tersebut. Maju, mereka akan senang mendapat informasi bahkan saat Anda membebaskan departemen AP Anda dari panggilan layanan pelanggan yang sering.
6. Integrasikan sistem Anda. Alat mana yang sudah bergantung pada tim keuangan Anda? Sistem otomasi AP yang Anda pilih harus terintegrasi penuh, atau dapat diintegrasikan, dengan apa yang tim Anda gunakan untuk menjalankan hutang dagang. Sangat penting bagi Anda untuk mempertimbangkan perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), manajemen hubungan pelanggan dan sistem keuangan inti lainnya. Anda tidak ingin tim harus memasukkan informasi lebih dari sekali atau masuk dan keluar dari perangkat lunak sepanjang hari. Selain itu, dengan mengintegrasikan alat yang sudah Anda gunakan ke dalam sistem baru Anda, Anda semakin mengurangi kurva pembelajaran dan mendapatkan akses ke data ujung ke ujung yang dapat diubah menjadi laporan yang informatif.
7. Manfaatkan diskon pembayaran lebih awal. Sebagian besar vendor menawarkan diskon pembayaran lebih awal. Menurut Laporan AP &Modal Kerja 2017 dari PayStream Advisors, 31% responden mengatakan perutean faktur secara manual untuk pembayaran dan persetujuan menghalangi pencapaian setidaknya sebagian dari penghematan ini. Dengan otomatisasi AP, seharusnya tidak demikian. Sistem ini memudahkan keuangan untuk mengoptimalkan pengelolaan kas dan mempercepat persetujuan.
8. Mengatur alur kerja. Perangkat lunak otomatisasi AP dapat membantu Anda menerapkan sistem alur kerja untuk memastikan karyawan jelas tentang tanggung jawab mereka. Dengan cara itu, semua orang di tim hutang usaha berada di halaman yang sama, terutama ketika datang ke tenggat waktu. Jika dan ketika kemacetan terjadi, Anda dapat memeriksa dasbor perangkat lunak Anda untuk melihat di mana ada sesuatu yang macet dalam persetujuan dan mendorong karyawan tersebut untuk melanjutkan proses.
9. Pikirkan metrik. Perangkat lunak otomatisasi AP menawarkan data waktu nyata dengan mengklik tombol yang dapat Anda kompilasi di dasbor dan digabungkan menjadi wawasan bisnis. Dengan menggunakan data ini, Anda dapat mengawasi arus kas sambil mensurvei apa yang berhasil dan apa yang tidak. Sebagai contoh, Anda dapat belajar dari metrik Anda bahwa alur kerja perlu dikonfigurasi ulang. Mungkin ada terlalu banyak langkah, atau terlalu sedikit, untuk menyelesaikan suatu tugas secara efisien.
10. Pertimbangkan kemungkinan. Sebuah bencana alam, server crash atau pemadaman listrik dapat sangat mengganggu operasi bisnis. Tapi itu seharusnya tidak terjadi jika Anda telah memantapkan rencana kelangsungan bisnis. Jadi, jangan lupa untuk mendokumentasikan proses AP saat Anda mengotomatisasi sehingga Anda bisa, jika diperlukan, pivot kembali ke penanganan manual dari apa yang telah menjadi tugas otomatis. Pastikan staf Anda dilatih tentang cara melakukan fungsi secara manual, untuk berjaga-jaga.

Memilih Solusi Otomatisasi AP

Sebelum menetap, pastikan Anda menjelajahi semua opsi perangkat lunak otomatisasi AP Anda, sesuai dengan kebutuhan dan proses spesifik bisnis Anda. Itu sangat penting untuk menemukan yang paling cocok dan waktu serta penghematan biaya dan keuntungan bisnis yang maksimal.

Berikut adalah tiga faktor yang perlu dipertimbangkan saat Anda berbelanja.

• Solusi poin versus rangkaian akuntansi: Ada sejumlah produk yang berfokus secara eksklusif pada otomatisasi. Namun, tergantung pada perangkat lunak Anda yang ada (atau kekurangannya), Anda mungkin memerlukan kemampuan ini untuk menjadi bagian dari rangkaian perangkat lunak hutang/piutang usaha yang lebih komprehensif.
• Integrasi dengan suite akuntansi: Jika Anda memilih solusi titik, itu perlu berkomunikasi dengan sistem bisnis Anda yang ada, termasuk ERP. Vendor harus jelas apakah perangkat lunak terintegrasi tanpa pengembangan khusus dan memeriksa tingkat pemeliharaan apa yang diperlukan dengan integrasi ini, seperti seberapa sering, biaya dan siapa yang melakukannya. Periksa ulasan produk dan bicarakan dengan rekan kerja untuk mendapatkan wawasan tentang kualitas kemampuan integrasi produk.
• Fokus utang usaha versus piutang usaha: Satu hal yang harus diperhatikan dengan solusi poin adalah mereka dapat memberikan kedalaman yang lebih besar di sisi hutang atau sisi piutang. Tergantung pada bisnis Anda, Anda mungkin memiliki kebutuhan yang lebih besar di satu sisi di atas yang lain. Pilih sistem dengan area fokus yang paling sesuai dengan bisnis Anda.